Memberi tanggapan tentang sikap seseorang yang kurang berkenan di hati kadang kala terasa sukar dilakukan. Apalagi yang disoroti adalah kelemahannya, bisa jadi akan membuat ia tertekan bahkan tersinggung. Sebaliknya kalau kebaikannya saja disoroti, bisa-bisa membuat seseorang besar kepala dan tujuan untuk memberikan pesan untuk memperbaiki perilaku tidak bisa sampai atau tercapai. Di sinilah penting memberi umpan balik atas setiap masalah perilaku yang terjadi di dalam kehidupan ini.
Mungkin ada di antara kita yang belum mengerti apa itu umpan balik dan apa tujuan umpan balik tersebut, oleh karenanya sehatjiwaraga.com akan memberikan pengertian sederhana mengenai apa itu umpan balik atau feedback dan contoh umpan balik seperti apa?
Umpan balik merupakan suatu tindakan dalam komunikasi dua arah yang berupa tanggapan atas pesan yang disampaikan baik secara verbal maupun secara non verbal sehingga masing-masing pihak menjadi mengerti benar salah sesuatu yang dilakukan atau yang diungkapkan.
Berikut ini berupa contoh umpan balik dalam hubungan relationship antara Pak Probowo dengan Pak Joko. Pak Probowo adalah supervisor dari suatu perusahaan dengan lima orang bawahan, yaitu Tigor, Pranowo, Kadek, Daeng dan Joko. Baru-baru ini ia di promosikan untuk naik jabatan staf di bagian lain. Sesuai kebiasaan di perusahaan, kita asumsikan perusahaan tersebut bernama perusahaan Orang Tua. Probowo dimintakan pendapatnya dan diberi wewenang untuk memilih pengganti dia sebagai supervisor. Dari dua calon kuat yang ia amati, Probowo memutuskan untuk memilih Pranowo dan ia pun sudah mengkomunikasikan hal itu pada dia. Joko, calon yang satu lagi, telah mengetahui bahwa Probowo diberi wewenang untuk memilih penggantinya.
Probowo kini merasa bingung karena harus memberitahukan pada Joko tentang pilihannya. Secara jujur ia harus mengakui bahwa Joko juga sama baiknya dengan Pranowo dalam prestasinya selama ini. Probowo tidak memilihnya karena ada sikap Joko yang tidak berkenan di hatinya.
Joko terlalu sering berusaha menyenangkan hati Probowo dengan laporan yang baik-baik saja. Ia juga tidak segan – segan ”cari muka” untuk mendapatkan kepercayaan Probowo. Probowo sama sekali tidak suka dengan sikap atau sifat seperti itu. Satu hal lagi, Probowo melihat bahwa Joko punya kecenderungan untuk selalu menghindari konflik dan konfrontasi terhadap siapapun. Ia juga cenderung sulit mengambil keputusan tegas. Kini Probowo harus memutuskan cara atau strategi untuk menjelaskan keputusannya dan sekaligus memberikan umpan balik pembejaran pada Joko agar ia tidak terlalu kecewa dan tetap mau bekerja baik seperti selama ini sudah dia lakukan.
Di sini ada dua persoalan yang dihadapi Probowo. Pertama, menjelaskan keputusan untuk memilih Pranowo dan bukan Joko. Tujuannya agar ia dapat menerima hal tersebut dengan lapang dada. Tentu saja Probowo harus menjelaskan sedemikian rupa sehingga logis untuk diterima.
Persoalan kedua, Probowo mesti membereskan umpan balik pada Joko. Tujuannya ialah agar Joko dapat memperbaiki dirinya. Bagaimana strategi atau cara memberikan umpan balik tersebut agar bisa dijadikan sebagai pembelajaran?
Persoalan pertama kelihatannya tidak terlalu sukar dipecahkan. Probowo bisa saja mengatakan bahwa Pranowo lebih cocok dan lebih baik untuk jabatan itu atau sebaliknya katakan saja bahwa Joko belum mampu menjadi supervisor. Tapi bagaimana dampaknya terhadap Joko? Dapat dipastikan bahwa ia tentu merasa jadi berkecil hati dan frustrasi.
Di situlah Probowo dituntut suatu kepekaan khusus. Setidak-tidaknya Joko selama ini sudah merasa berkompetisi dengan Pranowo. Penjelasan dengan membandingkan keduanya hanya akan menambah parah perasaannya yang sudah kalah. Mungkin lebih bijaksana jika Probowo bicarakan dulu soal jabatan supervisor. Ia dapat menceritakan bahwa jabatan itu menuntut spesifikasi perilaku yang tertentu antara lain, tegas, dan bersedia menghadapi situasi konflik atau konfrontasi. Barang kali Joko sudah mempunyai kemampuan konseptual dan teknis, tapi posisi supervisor menuntut pula kemampuan hubungan antar manusia di antaranya negosiasi dan juga konfrontasi. Saat Ini Joko belum mempunyai kemampuan yang dia tas rata – rata.
Persoalan kedua sepenuhnya adalah persoalan umpan balik. Bagaimana agar umpan balik tersebut bisa efektif dan bisa sampai perlu memperhatikan faktor-faktor seperti di bawah ini:
1. TUJUAN
Kebanyakan orang menganggap bahwa umpan balik perlu diberikan apabila kondisi sudah terlalu parah: Artinya mereka menunggu dulu sampai sang bawahan benar-benar sudah keterlaluan. Resikonya, tujuan umpan balik akan tergelincir menjadi uneg-uneg dan ini berbahaya. Sebaiknyalah bila tujuan umpan balik itu diyakini terlebih dulu bahwa itu benar benar demi kebaikan bawahan dan operasional dalam perusahaan. Jadi Probowo mesti betul-betul bertujuan memperbaiki Joko dan bukan karena kesal pada tingkah lakunya.
2. DAPAT DIPERBAIKI
Akan sia-sialah umpan balik tersebut jika Joko sendiri tidak dapat diperbaiki. Dengan kata lain tingkah laku “cari muka” dan kurang tegas dari Joko hanya akibat kurangnya kesadaran Joko bahwa itu hanya merugikan dirinya sendiri. Memang terlihat bahwa tingkah seperti itu hanya alat Joko untuk mendapat perhatian Probowo dan bukan karena bawaannya sejak lahir.
3. SIAP MENERIMA DAN TERBUKA
Sukar bagi Probowo untuk memberi umpan balik jika tidak ada kesediaan dari Joko untuk menerimanya. Bagaimanapun luwesnya cara Probowo memberikan umpan balik pembelajaran namun bila Joko merasa kecewa membuat dirinya tertutup maka usaha Probowo akan terasa percuma.
4. HUBUNGAN BAIK
Jika Probowo punya hubungan baik dengan Joko maka masalahnya akan mudah terselesaikan. Dalam hubungan yang penuh konflik dan prasangka tidak pernah akan tercipta suatu umpan balik yang efektif. Karena mau tak mau kedua pihak sudah sukar berkomunikasi.
5. PERISTIWA DAN SITUASI
Bagaimanapun juga waktu serta situasi dalam suatu peristiwa, moment atau kejadian merupakan hal lain yang juga perlu harus diperhatikan. Kalau Probowo memanggil Joko dan memberi umpan balik pada saat Joko sedang dilanda kekecewaan hebat karena ia tak terpilih, pastilah umpan balik akan sia – sia. Probowo harus bijaksanala bila ia mau mentoleris waktu sekian lama sampai terlihat kekecewaan Joko sudah mulai berkurang, barulah ia dipanggil.
6. SIAPKAN ALTERNATIF
Umumnya seseorang kalau ditunjukkan kelemahannya dan ia mau menerimanya maka ia cenderung untuk bertanya pada si pemberi urapan balik tentang apa yang harus dilakukan. Kalau Probowo hanya dapat memberikan kritik dan menunjukkan berbagai kelemahan dan kesalahan Joko tanpa menunjukkan jalan keluar untuk perbaikan niscaya hanya akan membuat kekecewaan dan kondisi frustrasi Joko bertambah, besar kemungkinan dapat membuat semakin rendah diri saja. Karena ia akan berpikir atau menganggap begitulah nasibnya dan tidak ada lagi orang yang dapat membantu Joko.
POSITIF DAN NEGATIF
Semua orang purya kekurangan dan kelebihan, umpan balik yang hanya menunjukkan hal – hal yang positif saja dapat membuat seseorang menjadi besar kepala atau sombong. Sebaliknya, umpan balik negatif yang hanya menyoroti kelemahan dan kesalahan saja akan membuat seseorang akan semakin tertekan Tentunya Probowo harus menunjukkan sisi – sisi kekuatan dan kelebihan Joko terlebih dahulu dan kemudian baru menyoroti kelernahan serta kelemahannya. Satu hal lagi, biasanya mereka – mereka yang memberi umpan balik jika telah menunjukkan suatu kesalahan bawahan dan melihat bahwa bawahan tersebut mau menerima mau, si pemberi cenderung memanfaatkannya dengan menunjukkan kesalahan – kesalahan yang lain yang sebenarnya sudah lama terjadi. Kalau situasinya sudah seperti ini, ibarat sudah jatuh tertimpa tangga lagi, tentunya bawahan akan semakin depresi saja.
Demikian beberapa hal yang selayaknya diperhatikan Probowo dalam memberikan umpan balik pada Joko. Kalau Probowo mau memperhatikan hal hal yang penting, niscaya ia akan berhasil membuat Joko lebih baik lagi sehingga suasana kerjapun menjadi betah dan nyaman. Umpan balik memang perlu untuk menjaga dan memelihara keseimbangan antar hubungan personal maupun antar suatu perusahaan dan organisasi.